Meno tempo al telefono per le stesse domande, più tempo per i pazienti in studio.
Gran parte del lavoro della segreteria è ripetitivo: orari, documenti da portare, preparazione agli esami, spostamenti di appuntamento. Ti aiutiamo ad automatizzare queste attività con strumenti di AI e automazione, partendo da quelli che usi già. Con due regole ferme: l’AI non fa diagnosi e non dà consigli clinici, e i dati sanitari dei pazienti non vengono mai inseriti in strumenti non adatti a trattarli.
Investimento
Su preventivo
Il prezzo dipende da processi, integrazioni e volume di richieste dello studio. Preventivo su misura dopo una call gratuita.
Strumenti
ChatGPT · Claude · Gemini · Zapier · Make
{01} — Il contesto
Le sfide che conosciamo
I problemi che incontriamo più spesso nel tuo settore, e da cui partiamo.
Segreteria sommersa dalle stesse domande
Orari, documenti, preparazione a un esame, ritiro dei referti: le domande cambiano poco, ma arrivano ogni giorno tra telefono, email e WhatsApp, e tolgono tempo all’accoglienza in studio.
Richieste sparse su più canali
Una mail per spostare un appuntamento, un messaggio per un certificato, una chiamata per un referto. Senza un ordine, qualcosa resta indietro e il paziente richiama.
Strumenti AI usati senza regole
Copiare dati di un paziente in un chatbot gratuito per scrivere una risposta più in fretta è un rischio serio. Servono strumenti scelti con criterio e istruzioni chiare per chi li usa.
{02} — Cosa facciamo
Cosa facciamo per te
Il lavoro concreto, pensato per come funziona la tua attività.
Analisi dei processi della segreteria
Partiamo da come lavora oggi lo studio: quali richieste arrivano, da quali canali, chi le gestisce. Individuiamo cosa ha senso automatizzare e cosa deve restare in mano a una persona.
FAQ e risposte per i pazienti
Prepariamo una base di risposte su orari, accesso, documenti e preparazione agli esami, approvata da te. Può alimentare una pagina FAQ, risposte rapide su WhatsApp o un assistente sul sito limitato alle informazioni pratiche.
Promemoria e comunicazioni di servizio
Se il tuo sistema di prenotazione lo permette, impostiamo promemoria degli appuntamenti e comunicazioni di servizio. Altrimenti valutiamo con te soluzioni semplici che non richiedono di cambiare gestionale.
Smistamento delle richieste
Le richieste che arrivano dal sito o via email vengono ordinate per tipo, come prenotazione, certificato o informazione, e indirizzate alla persona giusta. Le automazioni, con strumenti come Zapier o Make, lavorano solo su dati non clinici e le configuriamo con il tuo consulente privacy.
Limiti chiari: niente diagnosi
Ogni assistente o risposta automatica si presenta come tale, è impostato per non dare consigli clinici e indirizza al medico o alla segreteria qualsiasi domanda sulla salute. Per le urgenze è istruito a rimandare al 112.
Regole d’uso e formazione del personale
Definiamo quali strumenti AI usare e per cosa, e spieghiamo al personale perché i dati sanitari non vanno inseriti in strumenti non adatti. Le scelte sui dati le verifichi con il tuo consulente privacy.
{03} — Risultati
Cosa ottieni
Cosa resta a te, alla fine del lavoro.
Cosa ottieni
Meno telefonate ripetitive su orari, documenti e preparazione agli esami.
Richieste dei pazienti ordinate e assegnate alla persona giusta.
Promemoria e comunicazioni di servizio più regolari.
Regole chiare su come il personale usa gli strumenti AI.
{04} — Domande frequenti
Domande frequenti
Non trovi la risposta? Prenota una call gratuita di 30 minuti o scrivici.
Quanto costa automatizzare la segreteria dello studio?
È su preventivo, perché il prezzo dipende da processi, strumenti da collegare e volume di richieste. Dopo una call gratuita di 30 minuti ti proponiamo un progetto su misura, partendo dalle attività che fanno risparmiare più tempo. Anche i tempi di realizzazione dipendono dalle integrazioni necessarie.
Un assistente AI può rispondere ai pazienti sui sintomi?
No. Gli assistenti che configuriamo rispondono solo su informazioni pratiche: orari, sede, documenti, modalità di prenotazione. Qualsiasi domanda clinica viene indirizzata al medico o alla segreteria. Diagnosi, terapie e consigli sulla salute restano sempre compito del professionista.
Dove finiscono i dati dei pazienti?
Progettiamo le automazioni in modo che i dati sanitari non passino da strumenti AI non adatti a trattarli e, dove possibile, lavorino solo su informazioni non cliniche. Non diamo consulenza legale: le scelte su fornitori, nomine e informative vanno verificate con il tuo consulente privacy.
Devo cambiare gestionale o sistema di prenotazione?
No. Partiamo dagli strumenti che usi già e lavoriamo intorno a quelli. Non sviluppiamo gestionali o agende: se il tuo sistema ha funzioni di promemoria o collegamenti esterni, li sfruttiamo; se non li ha, troviamo soluzioni semplici che non stravolgono il lavoro della segreteria.
{05} — Stesso settore
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